Panorama du marché de la gestion d'accueil

Synthèse

Le marché de l’accueil en entreprise se partage entre trois familles d’acteurs complémentaires, qui couvrent chacune une couche différente du besoin.

Famille	Ce qu’elle fournit	Utilisateur principal	Modèle économique
Logiciel du poste d’accueil	Outil métier de l’hôte : visiteurs, colis, prêts, appels, main courante	Personnel d’accueil	Abonnement SaaS par bâtiment, prix publics bas
Plateforme expérience occupant	Application mobile unique : badge, réservations, services, visiteurs	Occupants et gestionnaire d’immeuble	Licence sur devis, vendue aux foncières et grands comptes
Prestataire d’hospitality management	Personnel sur site formé aux codes hôteliers	Donneur d’ordre (services généraux, property manager)	Contrat de prestation de services

L’accueil y est traité soit comme un métier à outiller, soit comme un simple module d’une plateforme plus large, soit comme un service humain.

Le logiciel du poste d’accueil

Cette solution, éditée par une petite société toulousaine, outille directement les hôtes et hôtesses. Elle se présente comme une aide au personnel, et non comme un moyen de le remplacer.

Fonctions couvertes, toutes accessibles depuis un navigateur web :

• planification des rendez-vous et enregistrement des arrivées et départs, avec suivi des badges visiteurs ;
• registre des plis et colis entrants et sortants, avec traçabilité de la remise ;
• registre des prêts (matériel, clés, badges) et registre des appels traités ;
• main courante partagée entre les équipes, reporting et export Excel ;
• notifications aux résidents par email, ou par SMS en offre supérieure ;
• anonymisation automatique des données personnelles (RGPD).

Offres :

	Entrée de gamme	Offre supérieure	Sur mesure
Prix	74 € HT/mois	248 € HT/mois	Sur devis
Engagement	12 mois, remboursable 30 jours	12 mois, remboursable 30 jours	Contrat personnalisé
Borne libre-service	Non	Jusqu’à 10 bornes	Sur mesure
SMS	Non	1 000 par mois	Sur mesure
Invitations et consignes d’accès	Non	Oui	Oui
Marque blanche, compte dédié	Non	Non	Oui

La licence couvre un bâtiment (une adresse postale) et jusqu’à 1 000 résidents. Plusieurs postes d’accueil dans le même bâtiment ne comptent que pour une licence. La borne est une tablette du marché, achetée en sus, qui enregistre les visiteurs hors des heures de présence du personnel.

Limites : aucune intégration au contrôle d’accès, au SSO ou par API n’est affichée, et le site semble peu actualisé.

La plateforme « expérience occupant »

Cette seconde solution est une application mobile native (iOS et Android) qui réunit badge d’accès dématérialisé, réservation d’espaces et services de l’immeuble. L’éditeur est une société parisienne créée en 2017, qui revendique plus de 100 immeubles équipés dans plus de 5 pays et une levée de série A en cours.

Cibles et argument : foncières, gestionnaires d’immeubles et grands utilisateurs, mais aussi campus d’enseignement supérieur. Le discours porte sur le retour au bureau et la valorisation de l’actif. L’éditeur annonce plus de 80 % d’utilisateurs actifs en mono-locataire et plus de 60 % en multi-locataire.

Modules :

• Badge mobile : intégration aux wallets iOS et Android, NFC, Bluetooth et QR code ; droits par étage, zone et espace ; révocation en temps réel. Compatible avec les lecteurs existants. Son principal différenciant est une certification obtenue en 2025 pour le contrôle d’accès en immeuble via le wallet iOS.
• Réservation : postes en flex office, salles avec équipements, parking, planning en temps réel.
• Services : restauration, conciergerie, sport et bien-être, services de proximité.
• Communication : actualités par immeuble, notifications push ciblées, événements.
• Visiteurs : invitation en amont, badge visiteur QR code, notification de l’hôte, guidage jusqu’à la salle.
• Exploitation : signalement d’incident, suivi avec engagements de délai, plans interactifs avec occupation en temps réel, documentation et consignes de sécurité.
• Campus : emploi du temps et carte étudiante dématérialisée.

Technique : l’immeuble est modélisé en niveaux (bâtiment, étage, zone, espace). Les données sont chiffrées, l’authentification passe par SSO (SAML 2.0, OIDC) et l’hébergement est européen. L’éditeur propose une API REST, un SDK mobile et une intégration par web view. Il annonce plus de 50 connecteurs : contrôle d’accès, gestion technique du bâtiment, IoT, annuaires d’entreprise, GMAO, restauration, casiers et paiement.

Place de l’accueil : ce n’est qu’un module parmi d’autres. La gestion avancée des visiteurs repose même sur un connecteur vers un outil tiers, encore annoncé « à venir ». Aucun prix n’est publié.

Les autres solutions logicielles

Autour de ces deux modèles, trois catégories d’outils traitent aussi l’accueil, avec des angles différents.

Catégorie	Profil type	Fonctions d’accueil	Prix observés
Gestion des visiteurs pour grands comptes	Éditeurs internationaux, souvent rachetés par des groupes de workplace	Borne, check-in mobile, pré-enregistrement, listes de surveillance, accès Wi-Fi, QR codes synchronisés avec le contrôle d’accès, multi-locataires	Du gratuit pour un petit site à environ 130–400 $/mois par site, puis sur devis
Modules visiteurs des systèmes de sûreté	Constructeurs de contrôle d’accès et de vidéoprotection	Portail de demande de visite par les employés, borne, politiques centralisées, droits d’accès temporaires	Intégrés au projet de sûreté
Outils de flex office avec module accueil	Éditeurs français issus de la réservation de postes ou de l’affichage dynamique	Invitation, badge, borne, centralisation des colis, en complément des postes, salles et écrans	Sur devis, souvent par utilisateur
Plateformes de facility management	Jeunes éditeurs proptech	Signalement d’incident par QR code ou bouton connecté, propreté, maintenance, énergie	Sur devis

Le secteur se consolide : plusieurs éditeurs français de flex office ont été rachetés par des groupes de logiciels collaboratifs. Le plus gros éditeur d’application occupant en marque blanche revendique plus de 800 bâtiments et vise les entreprises de plus de 500 salariés.

Les prestataires d’hospitality management

En France, le terme « hospitality manager » désigne d’abord un métier opéré par des prestataires de services : ils transposent les standards de l’hôtellerie haut de gamme dans l’immobilier de bureau.

Profils d’acteurs :

• Filiales de groupes de BTP et de facility management : positionnement « palace » pour maisons de luxe, foncières et gestionnaires d’immeubles.
• Groupes nés de la fusion de conciergeries d’entreprise : ils combinent accueil, conciergerie et animation, et leurs services sont parfois accessibles depuis les applications occupant.
• Spécialistes historiques de l’accueil en entreprise : le leader revendique plus de 400 M€ de chiffre d’affaires et environ 11 000 salariés dans son groupe en 2024. D’autres sont présents aussi en accueil événementiel, culturel, aéroportuaire et ferroviaire.
• Gestionnaires immobiliers qui intègrent l’hospitality dans leurs mandats de gestion, aux côtés de plateformes de services aux locataires.

Missions types de l’hospitality manager, d’après les offres d’emploi du secteur :

1. Accueil physique et téléphonique, gestion des salles, des plis, colis, coursiers et taxis.
2. Gestion des accès et délivrance des badges.
3. Relais de la conciergerie et organisation logistique des événements.
4. Rondes qualité quotidiennes pour anticiper les dysfonctionnements et les réclamations.
5. Encadrement de l’équipe d’accueil (planning, formation, procédures).
6. Reporting quotidien des événements et tableau de bord mensuel pour le client.
7. Parfois, pilotage de tous les contrats de services généraux : propreté, maintenance, restauration, sécurité.

Le poste se situe ainsi à la jonction entre accueil, services généraux et relation client.

Lecture transverse

Le parcours visiteur numérique est devenu un standard. La différence se joue désormais sur l’intégration au bâtiment et sur l’outillage du back-office de l’accueil.

Socle commun à presque toutes les offres : pré-enregistrement depuis l’agenda, invitation avec consignes d’accès, borne sur tablette, notification de l’hôte, badge ou QR code visiteur, gestion des colis, reporting et conformité RGPD.

Différenciants observés :

• intégration au contrôle d’accès existant, sans changer les lecteurs ;
• badge dans les wallets mobiles ;
• architecture multi-sites et multi-locataires ;
• SSO, chiffrement, hébergement européen et traçabilité, exigés par les grands comptes ;
• catalogue de connecteurs vers les services de l’immeuble.

Manques du marché :

• Les tâches internes de l’hôte (main courante, prêts de clés, registre d’appels, passation entre équipes) ne sont traitées que par l’offre d’entrée de gamme.
• Les plateformes haut de gamme les ignorent, alors que ce sont les éléments que les prestataires doivent justifier à leurs clients.
• Aucun acteur ne relie clairement le tableau de bord de prestation du prestataire, les indicateurs attendus par le donneur d’ordre et les données du logiciel d’accueil.
• Les tarifs sont opaques dès que l’on dépasse le petit site. Seul l’acteur d’entrée de gamme publie des prix simples au bâtiment.